Nội dung
Sau khi hiểu rõ sàn dữ liệu là gì và điều kiện kinh doanh dịch vụ sàn dữ liệu, nhiều tổ chức, doanh nghiệp còn quan tâm đến một câu hỏi thực tế hơn, đó là quy trình tham gia và giao dịch trên sàn dữ liệu cụ thể diễn ra như thế nào. Nghị định 314/2026/NĐ-CP dành hẳn một chương riêng, từ Điều 18 đến Điều 26, để quy định chi tiết trình tự này. Bài viết dưới đây tổng hợp toàn bộ quy trình theo đúng thứ tự thực tế, giúp bên bán và bên mua hình dung rõ các bước cần thực hiện khi tham gia sàn dữ liệu.
Xem thêm: Sàn dữ liệu là gì? Nghị định 314/2026/NĐ-CP quy định thế nào?
Bước một: Đăng ký tài khoản giao dịch trên sàn dữ liệu
Trước khi có thể mua bán bất kỳ dữ liệu nào, tổ chức và cá nhân phải đăng ký tài khoản giao dịch trên sàn dữ liệu. Với công dân Việt Nam cũng như tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, việc đăng ký được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử mức độ 02 tại ứng dụng VNeID hoặc các phương thức khác do sàn cung cấp. Đây là điểm khác biệt lớn so với các nền tảng thương mại điện tử thông thường, khi việc định danh được gắn trực tiếp với hệ thống định danh quốc gia thay vì chỉ dựa vào số điện thoại hay email.
Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài, nếu đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 02 tại VNeID thì áp dụng quy trình tương tự như trong nước. Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử, chủ thể phải thực hiện quy trình xác minh riêng bằng cách gửi đề nghị mở tài khoản theo mẫu ĐK01 ban hành kèm Nghị định, kèm theo hồ sơ pháp lý đã được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Ngoài tài khoản giao dịch, bên tham gia còn phải mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc ví điện tử nằm trong danh mục được sàn công bố công khai. Mọi giao dịch dữ liệu, sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu trên sàn bắt buộc phải thực hiện thông qua cả tài khoản giao dịch lẫn tài khoản thanh toán đã đăng ký, không được thực hiện ngoài hệ thống.
Bước hai: Bên bán lập hồ sơ đăng ký niêm yết dữ liệu
Khi muốn đưa dữ liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ về dữ liệu lên sàn, bên bán phải lập hồ sơ đề nghị niêm yết. Hồ sơ này cần thể hiện đầy đủ thông tin về chủ sở hữu hoặc chủ thể có quyền hợp pháp đối với dữ liệu, thông tin về giá và phương thức thanh toán, tài liệu chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp của dữ liệu, mô tả đặc tính kỹ thuật và định dạng, cùng phạm vi quyền khai thác được cấp cho bên mua như thời hạn sử dụng, mục đích sử dụng, phạm vi lãnh thổ áp dụng và tính độc quyền hay không độc quyền.
Trường hợp dữ liệu được hình thành từ cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước, hồ sơ cần bổ sung thêm thông tin về cơ quan tạo lập, cơ quan chủ quản, văn bản chứng minh quyền cung cấp và nghĩa vụ tài chính liên quan.
Bên bán có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ. Cách thứ nhất là gửi trực tiếp hồ sơ đến tổ chức kinh doanh dịch vụ sàn dữ liệu. Cách thứ hai là sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian dữ liệu để được hỗ trợ chuẩn bị, kiểm tra, đánh giá và thẩm định trước khi gửi. Dù chọn phương thức nào, bên bán vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác, hợp pháp và toàn vẹn của hồ sơ đã cung cấp.
Bước ba: Kiểm tra, đánh giá, thẩm định hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tổ chức kinh doanh dịch vụ sàn dữ liệu thực hiện kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và thống nhất của hồ sơ, đối chiếu việc đáp ứng điều kiện tham gia giao dịch của bên bán cũng như điều kiện đối với dữ liệu được niêm yết. Nếu hồ sơ được nộp thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian dữ liệu, sàn sẽ xem xét kết quả thẩm định đã có và thực hiện lại việc kiểm tra nếu thấy cần thiết, thay vì mặc nhiên công nhận toàn bộ kết quả đó.
Một nguyên tắc quan trọng cần lưu ý là kết quả kiểm tra, đánh giá, thẩm định của tổ chức trung gian dữ liệu chỉ đóng vai trò là một trong các căn cứ để sàn xem xét, không thay thế trách nhiệm kiểm tra và quyết định phê duyệt hoặc từ chối niêm yết của tổ chức kinh doanh dịch vụ sàn dữ liệu. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, sàn sẽ đưa ra một trong bốn quyết định, bao gồm phê duyệt niêm yết, yêu cầu bên bán sửa đổi bổ sung hồ sơ, yêu cầu tổ chức trung gian thẩm định thêm, hoặc từ chối niêm yết kèm lý do cụ thể.
Bước bốn: Niêm yết dữ liệu, sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu
Sau khi hồ sơ được phê duyệt, sàn dữ liệu chính thức thực hiện niêm yết. Thông tin niêm yết công khai bao gồm tên và loại dữ liệu, thông tin về bên bán, nguồn gốc và tính hợp pháp, đặc tính kỹ thuật, thông tin về chất lượng và mức độ chính xác, giá và phương thức thanh toán, phạm vi quyền khai thác được cấp, cùng tên tổ chức trung gian đã thực hiện thẩm định nếu có.
Trong quá trình dữ liệu được niêm yết, nếu phát hiện nguồn gốc không đúng quy định, bên bán không còn đáp ứng điều kiện tham gia giao dịch, hoặc chất lượng dữ liệu không đúng như cam kết mà không được khắc phục, sàn có quyền tạm ngừng hoặc hủy niêm yết. Việc này phải được thông báo công khai và sàn có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi của những bên mua đã giao dịch trước thời điểm tạm ngừng hoặc hủy niêm yết.
Bước năm: Khởi tạo và xác lập giao dịch
Khi dữ liệu đã được niêm yết, bên mua có thể khởi tạo giao dịch theo một trong ba hình thức. Hình thức thứ nhất là đặt lệnh mua trực tiếp đối với dữ liệu có giá niêm yết cố định. Hình thức thứ hai là gửi đề nghị giao dịch để đàm phán về giá cả hoặc các điều kiện khác có thể thương lượng với bên bán. Hình thức thứ ba là tham gia đấu giá đối với những dữ liệu, sản phẩm được tổ chức đấu giá trên sàn.
Toàn bộ quá trình đề nghị, chấp nhận, sửa đổi, rút lại hoặc hủy bỏ đề nghị giao dịch đều được thực hiện theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và thỏa thuận hợp pháp giữa các bên. Sàn có trách nhiệm ghi nhận, lưu trữ đầy đủ thông điệp dữ liệu, thời điểm gửi, nhận và các thao tác xác nhận để phục vụ việc đối soát, truy vết và giải quyết tranh chấp về sau nếu phát sinh.
Các trường hợp sàn phải tạm ngừng giao dịch:
- Có dấu hiệu vi phạm về nguồn gốc, tính hợp pháp đang được xác minh;
- Có khiếu nại về chất lượng dữ liệu không đúng cam kết cần xác minh;
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước;
- Có nguy cơ ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội;
- Có dấu hiệu vi phạm quy định về phân tích, tổng hợp dữ liệu theo Điều 7 Nghị định này.
Thời gian tạm ngừng: không quá 24 giờ kể từ khi phát hiện. Sàn phải hoàn thành xác minh trong vòng 5 ngày làm việc, có thể gia hạn thêm tối đa 5 ngày làm việc nếu vụ việc phức tạp.
Lưu ý về giao dịch xuyên biên giới : Khi có tổ chức, cá nhân nước ngoài tham gia hoặc phát sinh chuyển dữ liệu xuyên biên giới, các bên phải tuân thủ thêm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và áp dụng biện pháp quản lý rủi ro, bảo đảm an ninh quốc gia.
Bước sáu: Giao kết hợp đồng điện tử
Giao dịch mua bán, trao đổi dữ liệu trên sàn phải được xác lập thông qua hợp đồng điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Hợp đồng điện tử phải thể hiện đầy đủ các nội dung tối thiểu như thông tin của bên bán và bên mua, thông tin về sản phẩm và kết quả thẩm định, quyền và nghĩa vụ của các bên, yêu cầu về chất lượng, mục đích sử dụng, giá trị giao dịch, phương thức và thời hạn thanh toán, phương thức giao hàng, nghĩa vụ bảo mật, trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng, phương thức giải quyết tranh chấp cùng hiệu lực và điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi có sự chấp thuận của cả hai bên, thể hiện bằng chữ ký số công cộng, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn, hoặc hình thức xác nhận khác do sàn triển khai và được quy định trong Quy chế hoạt động của sàn. Sàn dữ liệu đóng vai trò trung gian xác thực giao dịch bằng cách gắn xác nhận kỹ thuật của hệ thống vào hợp đồng ngay khi hợp đồng có hiệu lực, bao gồm dấu thời gian và mã bảo đảm toàn vẹn thông điệp dữ liệu.
Bước bảy: Thanh toán giao dịch
Nghĩa vụ thanh toán của bên mua được thực hiện theo nội dung hợp đồng điện tử và thỏa thuận hợp pháp giữa các bên. Các bên có thể thỏa thuận thanh toán toàn bộ, thanh toán từng phần, thanh toán sau khi giao hàng, hoặc áp dụng cơ chế tạm giữ khoản tiền thanh toán cho đến khi hoàn thành việc bàn giao, kiểm tra và xác nhận kết quả giao dịch.
Toàn bộ giao dịch thanh toán bắt buộc phải thực hiện thông qua tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đã được sàn công bố, đơn vị tiền tệ sử dụng thống nhất là đồng Việt Nam.
Bước tám: Giao hàng dữ liệu và xác nhận quyền khai thác
Việc giao hàng dữ liệu, sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu có thể được thực hiện dưới hình thức tệp tải về, cấp quyền truy cập qua giao diện lập trình ứng dụng, cung cấp kết quả xác thực dữ liệu hoặc các hình thức khác theo thỏa thuận. Việc giao chỉ được thực hiện khi hợp đồng điện tử đã có hiệu lực và bên mua đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng.
Bên mua có trách nhiệm kiểm tra và phản hồi về kết quả giao hàng trong thời hạn đã thỏa thuận. Việc giao được xác định hoàn thành khi dữ liệu được cung cấp đúng mô tả, khối lượng, phạm vi quyền khai thác và yêu cầu chất lượng theo hợp đồng, đồng thời được bên mua xác nhận hoặc hết thời hạn phản hồi mà không có ý kiến. Trường hợp dữ liệu bị giao thiếu, giao sai hoặc có lỗi, các bên thực hiện việc sửa lỗi, cung cấp bổ sung, thay thế, giảm giá, hoàn trả tiền hoặc bồi thường thiệt hại theo đúng phạm vi trách nhiệm của từng bên.
Ngay sau khi hoàn tất giao hàng, sàn có trách nhiệm ghi nhận và lưu trữ đầy đủ thông tin giao dịch trên hệ thống, đồng thời cấp cho bên mua văn bản xác nhận quyền khai thác, sử dụng dữ liệu dưới dạng thông điệp dữ liệu. Văn bản này có giá trị chứng minh việc bên mua đã nhận chuyển giao quyền khai thác hợp pháp, tuy nhiên không xác nhận quyền sở hữu và không làm thay đổi quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu dữ liệu gốc.
Toàn bộ hồ sơ, nhật ký giao dịch phải được lưu trữ tối thiểu mười năm kể từ ngày giao dịch hoàn tất, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bước chín: Đánh giá, phản hồi sau giao dịch
Sau khi hoàn tất giao dịch, tổ chức, cá nhân có quyền đánh giá và phản hồi đối với sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu đã mua, bao gồm xếp hạng, bình luận và báo cáo sự cố liên quan. Sàn dữ liệu có trách nhiệm xây dựng và duy trì hệ thống tiếp nhận, xử lý và công khai các đánh giá này một cách xác thực, đồng thời cho phép bên bán phản hồi lại các đánh giá liên quan đến sản phẩm của mình. Cơ chế đánh giá công khai này góp phần tạo dựng tính minh bạch và độ tin cậy cho toàn bộ hệ sinh thái sàn dữ liệu về lâu dài.
Lưu ý dành cho bên bán và bên mua khi tham gia quy trình
Nhìn tổng thể, quy trình tham gia và giao dịch trên sàn dữ liệu được thiết kế chặt chẽ hơn nhiều so với giao dịch thương mại điện tử thông thường, với nhiều bước kiểm tra, thẩm định và xác thực đan xen.
Bên bán cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh nguồn gốc dữ liệu thật kỹ lưỡng ngay từ đầu để tránh bị từ chối niêm yết hoặc mất thời gian bổ sung.
Bên mua nên đọc kỹ thông tin thẩm định và phạm vi quyền khai thác được cấp trước khi khởi tạo giao dịch, tránh phát sinh tranh chấp về phạm vi sử dụng sau này.
Với cả hai bên, việc lưu ý thời hạn phản hồi, thời hạn xác minh và các mốc thời gian tạm ngừng giao dịch cũng là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền lợi của chính mình trong suốt quá trình giao dịch trên sàn.
Nội dung bài viết được tổng hợp dựa trên Nghị định số 314/2026/NĐ-CP ngày 08/8/2026 của Chính phủ quy định hoạt động của sàn dữ liệu, mang tính chất tham khảo và không thay thế văn bản pháp luật gốc.
