Nội dung
Hồ sơ DPIA không chỉ là một tờ khai
Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất hiện nay là doanh nghiệp xem hồ sơ DPIA như một loại giấy tờ hành chính – điền mẫu, nộp đi, xong việc. Trên thực tế, theo Điều 19 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, hồ sơ DPIA là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất thể hiện rằng doanh nghiệp đã thực sự hiểu và kiểm soát được toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
Doanh nghiệp phải nộp 01 bản chính hồ sơ DPIA về Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu. Sau khi tiếp nhận, Cơ quan chuyên trách sẽ đánh giá và trả kết quả đạt hoặc không đạt trong vòng 15 ngày. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ và đúng quy định, doanh nghiệp có 30 ngày để hoàn thiện.. Quá thời hạn này mà không hoàn thiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính ngay cả khi không có sự cố nào xảy ra.
Thành phần Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân:
| STT | THÀNH PHẦN HỒ SƠ | SỐ LƯỢNG |
| 1 | Văn bản thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (Mẫu số 02a đối với tổ chức, Mẫu số 02b đối với cá nhân) | 01 bản chính |
| 2 | Báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (Mẫu số 10) | 01 bản chính |
| 3 | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với tổ chức) hoặc Căn cước công dân/Hộ chiếu (đối với cá nhân hoặc người được ủy quyền) | 01 bản sao |
| 4 | Quyết định hoặc giấy tờ phân công bộ phận/nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân | 01 bản sao |
| 5 | Bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân với các bên (nếu có) | 01 bản sao |
| 6 | Biểu mẫu hợp đồng hoặc chính sách thể hiện sự đồng ý của chủ thể dữ liệu | 01 bản sao |
| 7 | Các tài liệu phụ trợ khác (các tài liệu phục vụ báo cáo, phụ lục tính toán chi phí, lợi ích…) | 01 bản sao |
Chi tiết các nội dung hồ sơ DPIA bắt buộc theo quy định
Thông tin các bên tham gia xử lý dữ liệu
Doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ thông tin liên lạc của các bên liên quan (Bên kiểm soát, Bên kiểm soát và xử lý, Bên xử lý, Bên thứ ba) và bắt buộc phải ghi rõ thông tin liên hệ của bộ phận hoặc nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân, hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đây cũng là phần đòi hỏi xác định đúng vai trò pháp lý của từng bên – nhầm lẫn ở bước này sẽ kéo theo sai sót trong toàn bộ hồ sơ.
Mô tả hoạt động xử lý và Mục đích:
Đây là phần đòi hỏi mức độ chi tiết cao nhất và cũng là phần bị lỗi nhiều nhất trong thực tế. Doanh nghiệp cần mô tả cụ thể: loại dữ liệu cá nhân được thu thập (phân biệt rõ dữ liệu cơ bản và dữ liệu nhạy cảm), mục đích xử lý từng loại dữ liệu, phương thức thu thập và lưu trữ, thời hạn lưu trữ, các bên được chia sẻ hoặc tiếp cận dữ liệu, và sơ đồ luồng dữ liệu thực tế trong hệ thống.
Cơ sở pháp lý:
- Bắt buộc mô tả và luận giải về việc thực hiện xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân.
- Hồ sơ phải đính kèm bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận xử lý/chuyển giao dữ liệu thể hiện rõ sự ràng buộc, trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý giữa các bên (Bên kiểm soát, Bên xử lý, Bên nhận).
Biện pháp bảo vệ dữ liệu:
Trình bày phương án bảo đảm an toàn dữ liệu, các biện pháp bảo vệ (về mặt kỹ thuật, quản lý và đào tạo nhân sự), sơ đồ thiết kế hệ thống và tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng.. Ngoài ra, phải đính kèm các chính sách quy định về việc lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu.
Đánh giá tác động (Tính Rủi ro):
Tự đánh giá mức độ tuân thủ: Kết quả tự đánh giá mức độ tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.Nhận diện mức độ ảnh hưởng, các rủi ro và hậu quả không mong muốn có khả năng xảy ra đối với chủ thể dữ liệu, từ đó đề ra các giải pháp công nghệ hoặc quy trình để giảm thiểu hoặc loại bỏ các nguy cơ này.
Dịch vụ Tư vấn tuân thủ Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Để giải quyết triệt để các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa hệ thống vận hành, dịch vụ của chúng tôi mang đến một lộ trình chuẩn hóa toàn diện, đồng bộ chặt chẽ giữa quy trình, chính sách và giải pháp công nghệ. Lộ trình được bắt đầu bằng việc rà soát và đánh giá toàn diện toàn bộ quy trình thu thập, lưu trữ cũng như xử lý dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp, từ đó chỉ ra các khoảng trống so với quy định pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành. Song song với quá trình rà soát, 405CYSE sẽ tư vấn xây dựng hệ thống tài liệu, quy trình nội bộ và các chính sách bảo mật nghiêm ngặt theo đúng quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Đặc biệt, nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện các thủ tục hành chính bắt buộc với cơ quan chức năng, đội ngũ chuyên gia sẽ trực tiếp tư vấn, góp ý và xây dựng hai bộ hồ sơ then chốt là Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới (Nếu có). Không dừng lại ở góc độ giấy tờ pháp lý, dịch vụ còn đi sâu vào việc nghiên cứu, đề xuất và lựa chọn các phương án kỹ thuật và giải pháp công nghệ phù hợp với nguồn lực và năng lực vận hành thực tế, đảm bảo tính khả thi cao nhất cho tổ chức. Cuối cùng, để hệ thống bảo vệ dữ liệu được vận hành một cách thực chất và bền vững, chúng tôi triển khai hoạt động đào tạo chuyên sâu với thời lượng 8 giờ, giúp nâng cao nhận thức và năng lực chuyên môn về quyền riêng tư cho bộ phận DPO (Nhân sự bảo vệ dữ liệu) của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng chuẩn hóa hệ thống và hoàn thiện các bộ hồ sơ tuân thủ pháp lý chưa? Hãy liên hệ với chuyên gia ngay hôm nay để nhận lộ trình tư vấn và tối ưu hóa phù hợp nhất cho tổ chức của bạn!
