Năm 2026 được xem là giai đoạn nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm nhiều hơn đến các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi khung pháp lý tại Việt Nam ngày càng hoàn thiện. Đặc biệt, Nghị định 356/2025/NĐ-CP đã bổ sung và làm rõ nhiều quy định liên quan đến trách nhiệm của các tổ chức trong quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân.
Trong bối cảnh dữ liệu đang trở thành một tài sản quan trọng của doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn góp phần nâng cao năng lực quản trị dữ liệu, giảm thiểu rủi ro trong vận hành và củng cố niềm tin từ khách hàng, đối tác. Vậy doanh nghiệp hiện nay cần thực hiện những nghĩa vụ gì theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Nội dung:
Bảo vệ dữ liệu cá nhân đang trở thành yêu cầu bắt buộc với doanh nghiệp
Trong quá trình vận hành, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều đang xử lý dữ liệu cá nhân ở nhiều mức độ khác nhau. Từ dữ liệu nhân sự, dữ liệu khách hàng, thông tin đối tác cho đến dữ liệu được thu thập qua website, hệ thống CRM, email marketing hoặc nền tảng cloud, tất cả đều có thể thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn đang gặp khó khăn trong việc xác định mình cần bắt đầu từ đâu, đâu là nghĩa vụ bắt buộc phải thực hiện và doanh nghiệp đang giữ vai trò gì trong hoạt động xử lý dữ liệu. Nhiều tổ chức chỉ bắt đầu rà soát khi có yêu cầu từ khách hàng, đối tác hoặc khi phát sinh nhu cầu hoàn thiện hồ sơ compliance. Điều này khiến quá trình triển khai thường bị động, mất nhiều thời gian và khó kiểm soát đầy đủ luồng dữ liệu trong thực tế vận hành.
Sau khi Nghị định 356/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhiều trách nhiệm của doanh nghiệp đã được quy định cụ thể hơn. Điều này đồng nghĩa rằng bảo vệ dữ liệu cá nhân không còn là câu chuyện mang tính khuyến nghị mà đang dần trở thành yêu cầu tuân thủ bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp có hoạt động xử lý dữ liệu.
7 Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân doanh nghiệp cần phải thực hiện
Doanh nghiệp cần xác định đúng vai trò của mình trong hoạt động xử lý dữ liệu
Một trong những nội dung quan trọng nhất khi triển khai tuân thủ là doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của mình trong từng hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Đây là cơ sở để xác định chính xác các nghĩa vụ pháp lý cần thực hiện theo quy định hiện hành.
Trên thực tế, tùy theo mô hình vận hành và loại hình dịch vụ cung cấp, doanh nghiệp có thể giữ vai trò là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên xử lý dữ liệu cá nhân hoặc đồng thời vừa kiểm soát vừa xử lý dữ liệu.
Ví dụ, trong quan hệ lao động, doanh nghiệp thường trực tiếp thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu của người lao động nhằm phục vụ cho hoạt động tuyển dụng, quản lý nhân sự và vận hành nội bộ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường được xác định là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đồng thời cung cấp các dịch vụ như tuyển dụng, tính lương, lưu trữ dữ liệu hoặc các dịch vụ liên quan đến xử lý dữ liệu cho bên thứ ba thì doanh nghiệp có thể phát sinh thêm vai trò là Bên xử lý dữ liệu cá nhân đối với khách hàng của mình.
Đây cũng là lý do trước khi triển khai compliance, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ luồng dữ liệu hiện tại để xác định mình đang xử lý dữ liệu nào, phục vụ cho mục đích gì và doanh nghiệp đang giữ vai trò gì trong từng hoạt động xử lý dữ liệu đó.
Thu thập sự đồng ý là một trong những nghĩa vụ quan trọng
Theo quy định hiện hành, trước khi xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ một số trường hợp ngoại lệ theo luật định. Việc đồng ý phải được thể hiện rõ ràng, minh bạch và đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung cũng như hình thức theo quy định pháp luật.
Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp khó khăn khi rà soát lại hệ thống dữ liệu cũ, đặc biệt với các hoạt động liên quan đến website, CRM, email marketing hoặc dữ liệu khách hàng được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đã lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài nhưng lại chưa có cơ chế chứng minh việc thu thập sự đồng ý phù hợp theo quy định hiện hành. Điều này khiến nhiều tổ chức bắt đầu phải rà soát lại toàn bộ quy trình thu thập dữ liệu để hạn chế rủi ro compliance trong tương lai.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu
Một điểm đáng chú ý trong Nghị định 356/2025/NĐ-CP là doanh nghiệp cần xây dựng quy trình để chủ thể dữ liệu có thể thực hiện các quyền của mình theo quy định pháp luật.
Điều này không chỉ dừng lại ở việc ban hành chính sách nội bộ mà còn liên quan trực tiếp đến khả năng vận hành thực tế của doanh nghiệp khi phát sinh yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần có quy trình tiếp nhận, xử lý và phản hồi yêu cầu của chủ thể dữ liệu cũng như xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quá trình xử lý.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa có đầu mối hoặc cơ chế phối hợp rõ ràng giữa các phòng ban khi phát sinh các vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân. Đây cũng là một trong những lý do khiến quá trình triển khai compliance thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
Việc chỉ định nhân sự hoặc bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu là cần thiết
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần chỉ định nhân sự hoặc bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong nội bộ hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp.
Đây là yêu cầu khá quan trọng bởi dữ liệu cá nhân hiện không chỉ xuất hiện ở bộ phận IT mà đang tồn tại ở gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp như nhân sự, marketing, kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc kế toán.
Nếu không có đầu mối phụ trách rõ ràng, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát luồng dữ liệu, xử lý các yêu cầu liên quan đến compliance hoặc triển khai đồng bộ giữa các bộ phận trong nội bộ.
Nhiều doanh nghiệp đang bỏ sót trách nhiệm với các bên thứ ba xử lý dữ liệu
Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự, hệ thống cloud, CRM hoặc các nền tảng công nghệ bên ngoài để lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân.
Trong các trường hợp này, bên cung cấp dịch vụ có thể được xác định là Bên xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật. Do đó, doanh nghiệp cần có thỏa thuận hoặc hợp đồng xử lý dữ liệu nhằm quy định rõ phạm vi xử lý dữ liệu, trách nhiệm bảo mật cũng như nghĩa vụ của từng bên trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân.
Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang bỏ sót dù trên thực tế dữ liệu đang được chia sẻ cho khá nhiều nền tảng và đối tác bên ngoài.
Hồ sơ DPIA và DTIA hiện đang là nghĩa vụ bắt buộc với nhiều doanh nghiệp
Một trong những nội dung được quan tâm nhiều nhất hiện nay là hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA). Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm lập, lưu trữ và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn theo quy định.
Trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp hiện nay đều phát sinh nghĩa vụ này do gần như doanh nghiệp nào cũng đang xử lý dữ liệu của người lao động hoặc khách hàng trong quá trình vận hành.
Ngoài hồ sơ DPIA đối với hoạt động xử lý dữ liệu trong nước, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nghĩa vụ lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (DTIA) nếu có các hoạt động như: chuyển dữ liệu đang lưu trữ tại Việt Nam đến hệ thống ngoài lãnh thổ, chuyển dữ liệu cho tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, hoặc sử dụng các nền tảng ngoài lãnh thổ để xử lý dữ liệu cá nhân thu thập tại Việt Nam.
Khi phát sinh nghĩa vụ này, doanh nghiệp phải hoàn thành và nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên trách trong vòng 60 ngày kể từ ngày đầu tiên thực hiện việc chuyển dữ liệu. Đáng lưu ý, đây là hai hồ sơ riêng biệt — hồ sơ DPIA áp dụng cho toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu nói chung, trong khi hồ sơ DTIA chỉ dành riêng cho hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài — do đó doanh nghiệp có cả hai hoạt động sẽ phải thực hiện song song cả hai nghĩa vụ.
Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất hiện nay không nằm ở việc “có làm hồ sơ hay không” mà nằm ở việc nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu rõ dữ liệu của mình đang được xử lý như thế nào trong thực tế. Một trong những sai lầm phổ biến là không xác định được hết các trường hợp phải lập hồ sơ, dẫn đến hồ sơ không đầy đủ và không phản ánh đúng toàn bộ hoạt động xử lý, chuyển dữ liệu của doanh nghiệp. Hệ quả pháp lý của việc không tuân thủ cũng rất đáng chú ý: mức xử phạt hành chính tối đa có thể lên đến 5% doanh thu của năm trước liền kề hoặc 3 tỷ đồng, tùy theo mức nào lớn hơn.
Doanh nghiệp cần áp dụng biện pháp kiểm soát phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân
Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp kiểm soát về quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình xử lý. Tuy nhiên điều này không đồng nghĩa rằng mọi doanh nghiệp đều phải đầu tư các hệ thống bảo mật phức tạp ngay từ đầu.
Trên thực tế, mức độ áp dụng các biện pháp bảo vệ sẽ phụ thuộc vào loại dữ liệu đang xử lý, quy mô dữ liệu, mục đích sử dụng và mức độ rủi ro thực tế.
Với nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, các biện pháp như kiểm soát quyền truy cập, quản lý khu vực lưu trữ hồ sơ, thiết lập mật khẩu hoặc cài đặt hệ thống bảo vệ cơ bản đã có thể được xem là những bước nền tảng trong quá trình bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Dịch vụ Hỗ trợ triển khai Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Để tháo gỡ những khó khăn trong quá trình tự tìm hiểu quy định pháp lý phức tạp, 405CYSE mang đến Dịch vụ hỗ trợ triển khai bảo vệ dữ liệu cá nhân. Dịch vụ này được thiết kế với phạm vi toàn diện nhằm giúp tổ chức tối ưu hóa thời gian và ngân sách tuân thủ. Các hạng mục hỗ trợ cốt lõi bao gồm:
- Rà soát & Đánh giá toàn diện: Rà soát toàn bộ quy trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu hiện tại và đánh giá mức độ tuân thủ so với quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Hoàn thiện hồ sơ & chính sách: Hỗ trợ xây dựng Hệ thống tài liệu, quy trình, chính sách theo quy định Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Chuẩn hóa hệ thống Công nghệ Thông tin (IT): Tư vấn nghiên cứu và đề xuất, lựa chọn các phương án kỹ thuật phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp và năng lực vận hành để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định.
- Đào tạo nâng cao nhận thức: Triển khai hoạt động đào tạo giúp bổ nhiệm, đào tạo năng lực bảo vệ dữ liệu & quyền riêng tư của nhân sự.
Dưới tác động của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, công tác bảo vệ dữ liệu cá nhân không còn là một lựa chọn tự nguyện mà đã trở thành mệnh lệnh sinh tồn của mọi doanh nghiệp. Sự chủ động rà soát quy trình và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ pháp lý sẽ giúp tổ chức xây dựng một tấm khiên vững chắc trước mọi rủi ro thanh tra đột xuất. Những doanh nghiệp tiên phong trong việc chuẩn hóa hệ thống không chỉ loại bỏ được các nguy cơ xử phạt mà còn kiến tạo được lợi thế cạnh tranh tuyệt đối trên thị trường số. Hãy bắt đầu hành trình tuân thủ ngay từ hôm nay để biến áp lực pháp lý thành động lực nâng tầm uy tín và giá trị thương hiệu.
